Participante: fin

Modificado el Wed, 19 Jun 2024 a las 12:02 PM

         
Puedes personalizar esta comunicación:
  1. Por modalidad: Teleformación, Presencial, Virtual, Mixta y Distancia.
  2. Por perfil del participante: 
    • Desde "Preferencias", para participantes bonificados y no bonificados.
    • Desde "Convocatorias" para participantes de un Grupo vinculado a una Convocatoria (Subvencionados).

En este artículo te explicamos cómo personalizar cada comunicación y su envío.

Configuración

Puedes adjuntar a la comunicación de fin a participante bonificado: el recibí, el cuestionario y el correspondiente diploma o certificado según la evaluación del participante y modalidad del grupo.

  1. Ve a la opción de menú principal Cuenta/Preferencias;
  2. selecciona la pestaña Formación;
  3. escoge el desplegable Comunicación de fin a Participante;
  4. en la sección Bonificado personalizar el "asunto" y el "texto";
  5. indica en los campos para adjuntar plantillas:
  6. Guarda los cambios.
Adjuntos en una comunicación: sólo puedes añadir plantillas de tipo grupo participante.
Dependiendo de las características de la plantilla, sólo se adjuntarán los documentos que correspondan al enviar cada comunicación.

Excluir participantes bonificados 

Si no quieres que se envíe esta comunicación, tienes que indicar al participante como Baja dentro de su tutoría. Para ello:

  1. Ve hasta Formación/Tutorías (o a través del Grupo)  y busca al participante que no ha terminado la formación;
  2. desde el menú de los 3 puntos del registro, desliza hasta "gestionar tutorías";
  3. en la pestala "Evaluación" busca el campo "Baja" y en el desplegable indica Sí.
  4. Guarda cambios.


Grupos que pertenecen a una AAFF vinculada a una Convocatoria

  1. Desde el menú principal ve a Cuenta/Formación/Convocatorias;
  2. edita la Convocatoria a la que pertenece la AAFF del grupo;
  3. activa la pestaña "Comunicaciones";
  4. despliega el apartado "Comunicación de fin a participante";
  5. configura el asunto y texto dentro del apartado "No bonificado";
  6. indica en los campos para adjuntar plantillas, en función de su evaluación:
    • Siempre: por ejemplo, recibí de material.
    • Evaluación positiva: por ejemplo, diploma.
    • Evaluación negativa: por ejemplo, certificado de teleformación.
  7. Guarda cambios


Cuando un participante está en un Grupo que pertenece a una Acción Formativa vinculada a una Convocatoria, esta configuración prevalece frente a lo que tengas indicado en Cuenta/Preferencias/Formación/Comunicaciones

Excluir participantes subvencionados

Si no quieres que se envíe esta comunicación, tienes que indicar al participante como Anulado dentro de su tutoría. Para ello:

  1. Ve hasta Formación/Tutorías (o a través del Grupo)  y busca al participante que no ha terminado la formación;
  2. desde el menú de los 3 puntos del registro, desliza hasta "gestionar tutorías";
  3. en la pestala "Subvencioanada" busca el campo "Anular" y en el desplegable indica Sí.
  4. Guarda cambios.

Enviar un test de comprobación

Puedes comprobar las características de la comunicación que has configurado mediante la opción Test.

  1. Ve a la opción de menú principal Cuenta/Preferencias;
  2. selecciona la pestaña Formación del formulario;
  3. escoge la opción Enviar Test del título comunicación de "fin a participante";
  4. indica el email en el que quieres recibir el test y selecciona la matrícula que vas a utilizar de referencia;
  5. pulsa en Enviar.
En este artículo te explicamos cómo realizar un envío real.

Personalización para un curso específico

Tienes la posibilidad de añadir una capa de personalización específica en tu comunicación combinando la información de la sección COMUNICACIÓN FIN del curso y la variable "{$info_comunicacion_fin}" en el texto de la comunicación.

En este vídeo te explicamos un ejemplo de uso.

;
Se enviará el certificado o el diploma en función de cómo hayas configurado la evaluación en preferencias de tu cuenta y en tutorías.

Personalización de envío de documentación usando etiquetas

Usa las etiquetas para filtrar qué documentación quieres enviar


Envío Manual

  1. Ve a la opción de menú principal Formación/Participantes;
  2. selecciona la matrícula (puedes escoger más de una);
  3. en el desplegable de acciones en lote, selecciona la opción  Enviar email de finalización al alumno (con diploma).

Se envía la comunicación de finalización al participante en función de la plantilla que tengas definida, adjuntando también:

  • diploma;
  • cuestionario de calidad;
  • recibí.

Las condiciones que debe tener el alumno para que se le envíe la notificación, dado que sólo se envía esta comunicación cuando se cumplen estos requisitos:

  • el participante tiene una evaluación bonificada Apta,
  • se han generado los costes a la empresa,
  • se ha marcado el grupo como notificado en Fundae.

 Puedes enviarte una prueba a tu correo mediante la opción Enviar email de finalización al email.

Envío Automatizado

Puedes activar esta función siempre que no se haya enviado enviado todavía esta comunicación antes, por ejemplo de forma manual.

Grupos Bonificados

  1. Ve a la opción de menú principal Formación/Grupos;
  2. edita el grupo;
  3. selecciona la pestaña Automatismos del formulario;
  4. en la sección Participantes, selecciona la opción FIN BONIFICADO;
  5. guarda los cambios.

Esta comunicación se envía en el momento que se cumplan estas 3 condiciones:

  • el participante tiene una evaluación bonificada Apta;
  • se han generado los costes a la empresa;
  • se ha marcado el Estado el grupo como "Comunicado a Fundae: fin".


Grupos no Bonificados                         

  1. Ve a la opción de menú principal Formación/Grupos;
  2. edita el grupo;
  3. selecciona la pestaña Automatismos del formulario;
  4. en la sección Participantes, selecciona la opción FIN NO BONIFICADO;
  5. guarda los cambios.

Esta comunicación se envía a los cinco días hábiles después de finalizar la formación, sin contar fines de semana.


Confirmación de apertura de la comunicación

En el listado de matrículas, al situar el cursor sobre cualquier icono de envío de comunicación, se muestra:

  • el día y hora del envío;
  • cuantas veces se ha leído la comunicación.


La confirmación de lectura no es un dato 100% fiable.

Solo se realiza si el participante tiene un cliente de correo que muestra las imágenes y, no tiene instalada una extensión que impida rastrear su apertura.
Tienes más información en el siguiente artículo, en el apartado de Preguntas frecuentes

Vídeo Podcast (parte I)

Contenidos:
00:00 Casos de uso
00:34 Configuración
03:45 Adjuntos. Uso de Etiquetas
06:35 Adjuntos: Evaluación positiva y negativa
10:00 Plantillas oficiales
11:20 Configuración del remitente del envío
13:00 Envío de un test
15:00 Tip

Vídeo Podcast (parte II)

Contenidos:
00:00 Automatizar el envío. Configuración
03:30 Envío manual
05:07 Seguimiento
08:00:00 Tip

18. Configuración y envío del mail fin al participante (I)

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