Tu Catálogo Formativo: De Almacén Descuidado a Escaparate Estratégico

Modificado el Jue, 7 Ago a 1:06 P. M.

Tu catálogo de cursos es el corazón de tu negocio, pero a menudo se siente más como un trastero desordenado que como un escaparate profesional.

La información se desactualiza, los procesos de inscripción son confusos y acabas perdiendo tiempo y clientes por culpa del desorden.

Esta guía está diseñada para devolverte el Control. Te mostraremos, paso a paso, cómo usar las herramientas de Gesforma para transformar tu catálogo en tu mejor vendedor.

Centraliza y Organiza tu Oferta

En Gesforma, entendemos que un catálogo dinámico es clave para la Paz Operativa. Por eso, hemos centralizado toda la gestión en un único lugar.

El primer paso es tener todos tus cursos, tanto privados como bonificados, en un único sistema.

Pero antes de lanzarte a crear tus cursos, te queremos explicar para qué sirve un curso dentro de Gesforma.

La información indicada en la ficha del curso te sirve para acelerar otras tareas, como por ejemplo:

completar los campos del formulario de acción formativa o, el grupo;
comunicar datos a tu proveedor de teleformación Moodle (vía API o csv);
disponer de materiales que te ayuden en la comercialización de tus servicios (catálogo web, fichas interactivas,...);
crear presupuestos;
generar informes de rentabilidad,...

En este vídeo rápido te explicamos las ventajas de tener tu catálogo de cursos (oferta formativa).

Y en este webinar nos extendemos en los siguientes contenidos:

(00:00) Listado de Cursos con distintos proveedores
(02:36) Detalle en la Ficha del Curso
(03:00) Casillas Público y Baja
(04:44) Casilla Código/Referencia para la comunicación con otros entornos
(06:30) Ficha del Curso mediante plantilla
(08:05) Aceleración de datos en otros formularios: AAFF
(10:44) Aceleración de datos en otros formularios: Grupos no bonificados
(12:20) Organización del Catálogo por Áreas para creación de un catálogo en PDF o un catálogo WEB.

Crear cursos

En el siguiente artículo te explicamos en detalle cómo crear tus cursos.

Personaliza tu Catálogo de Cursos

Una vez que tienes las fichas de tus cursos creadas, llega el momento de crear el pdf donde mostrarás de forma unificada toda la información, con el tono y estilo de tu marca. A continuación te explicamos las opciones que tienes para ello. ¡Vamos allá!

Desde el menú Principal, ve a Cuenta/Preferencias/Catálogo;
elige las opciones que te interesan:
1. CATÁLOGO PROPIO: sube tu propio catálogo PDF si prefieres que los usuarios vean este ,en vez de el "Catálogo Autogenerado"
2. CATÁLOGO AUTOGENERADO: se genera un catálogo en PDF con los cursos que tienes creados y la personalización que elijas:
  - Organización de los Cursos.Elige en el desplegable cómo quieres que aparezcan ordenados tus cursos:
    1. Agrupado por modalidad/áreas
    2. Agrupado por área del catálogo.
    3. Agrupado por familias formativas
  - Listado de Cursos. Configura el aspecto de la tabla de cursos.
    Nota: sólo has seleccionado la opción 2 o 3 en Organización de los Cursos.
    - Activa son te interesa, las casillas "incluir modalidad" e "incluir precio"
    - Elige el color de la tabla para:
      - Encabezado de sección
      - Fondo de la cabecera
      - Texto de la cabecera de la tabla
      - Bordes de la tabla
      Ejemplo: catálogo organizado con la opción 2 (Agrupado por áreas del Catálogo) y activadas las 2 casillas "incluir modalidad" e "incluir precio" y colores:
  - Portada
    Sube una imagen como portada. Si quieres eliminarla, sitúa el ratón encima de la imagen y dale al aspa que está arriba a la derecha
  - Introducción
    Incluye la información que deseas mostrar en la siguiente página del catálogo tras la portada.
  - Última página
    Incluye la información que deseas mostrar en la última página del catálogo y antes de la contraportada
  - Contraportada
    Sube una imagen como contraportada portada.Si quieres eliminarla, sitúa el ratón encima de la imagen y dale al aspa que está arriba a la derecha.
3. Elige una opción entre Guarda cambios.

Al final de este artículo tienes un webinar donde mostramos de forma práctica todo este proceso de configuración.

En este webinar nos centramos en cómo crear tu catálogo de cursos en pdf.

Nos extendemos en los siguientes contenidos:

(00:00) Visualizar mi Catálogo WEB sin estar logrado.
(00:10) Generar mi catálogo en PDF
(02:20) Personalización del Catálogo.
(05:50) Áreas Formativas.
(08:44) Acceso a la ficha del Curso desde el Catálogo.
(10:04) Forzar actualización del Catálogo.
(12:00) Subir mi propio catálogo en PDF.

Descarga del Catálogo de Cursos en PDF

Una vez creado y personalizado tu catálogo de cursos, llega el momento de generar la versión en pdf.

Para generar el Catálogo de Cursos en PDF:

Ve a Formación/Catálogo de Cursos;
desde el menú secundario, ve hasta el desplegable de los 3 puntos y selecciona "Generar catálogo PDF";
dale al botón "Generar"
en la pantalla siguiente, pulsa en "Descargar ahora".

También puedes ver una versión de catálogo en línea sin necesidad de estar logeado desde Cuenta/Venta/catálogo WEB

Generar el Catálogo con una selección de Áreas Formativas

Esta opción te permite generar el catálogo de Cursos en PDF con las Áreas Formativas que selecciones.

En primer lugar, configura dentro de Cuenta/Preferencias/Catálogo, en Organización de los Cursos la opción: "Agrupado por áreas de catálogo". Después sigue estos pasos:

Ve a Formación/Catálogo de Cursos;
desde el menú secundario, selecciona del desplegable "Generar catálogo PDF";
quita el ckeck "Todas las áreas";
selecciona las Áreas Formativas que quieras que incluyan en el catálogo. Puedes seleccionar más de una.
Nota: esta selección no se guarda una vez descargado el catálogo.
Dale al botón "Generar";
en la pantalla siguiente, pulsa en "Descargar ahora".

Sólo se mostrarán aquellas áreas que tengan cursos marcados como Públicos y no dados de Baja

Descarga del Catálogo de Cursos desde Preferencias

También puedes descargarte el pdf de tu catálogo desde las preferencias de tu cuenta. Para ello sigue estos pasos:

Ve a Cuenta/Preferencias/Catálogo;
En el apartado Organización de los Cursos, elige en el desplegable cómo quieres que aparezcan ordenados tus cursos:
1. Agrupado por modalidad/áreas
2. Agrupado por área del catálogo.
1. Si quieres seleccionar sólo algunas áreas quita el ckeck "Incluir todas las áreas";
2. selecciona las Áreas Formativas que quieras que incluyan en el catálogo. Puedes seleccionar más de una.
  Nota: esta selección no se guarda una vez descargado el catálogo.
Agrupado por familias formativas
Elige la opción Guardar y generar catálogo.

A Tener en Cuenta

¿Mi catálogo tiene muchos cursos y no sé por dónde empezar a organizar?

No te agobies. Empieza por los 3 cursos que más vendes. Asegúrate de que su información (temario, precios, horas) esté impecable. Esa pequeña victoria te dará el impulso para seguir con el resto.

Recuerda que puedes importar de forma masiva toda la información de tu catálogo.

Dispones de una plantilla para hacerlo, y de un webservice.

¿Cómo puedo hacer que mi catálogo sea más atractivo para un cliente grande?

Una de las funciones más potentes es la de "Duplicar y Personalizar". Puedes crear una versión de un curso adaptada a un cliente específico en minutos. Si quieres una sesión para explorar esta estrategia, abre un ticket de soporte aquí y nuestro equipo te guiará.