Series de Facturación

Resumen: Aprende a crear series personalizadas, automatizar el cambio de año y vincularlas a tus centros para mantener tu contabilidad ordenada sin esfuerzo manual.

El orden es la base de tu tranquilidad

Sabemos que la facturación es un área sensible. Un error en la numeración puede generar caos administrativo o problemas contables.

Por eso, en Gesforma hemos diseñado un sistema de Series Inteligentes. No solo sirven para poner un código a tus facturas, sino que están diseñadas para:

1. Automatizar el año: Para que no tengas que acordarte de cambiarlo el 1 de enero.

2. Prevenir errores: Clasificando automáticamente según el tipo de formación.

3. Mantener la limpieza: Archivando series antiguas para que no te molesten.

Sigue estos pasos para configurarlo en minutos.

Paso 1: Crear la Nueva Serie

Dirígete al menú Cuenta > Facturación > Series. Pulsa en "Crear" y verás el formulario de configuración.

Puntos clave del formulario:

Nombre de la Serie (Código): Aquí defines el identificador (Ej: F-2025).

• ⚠️ Regla de Oro: Solo puedes usar MAYÚSCULAS, números y los símbolos _-./.
• Prohibido: No uses minúsculas ni símbolos extraños (como * o &).

El Truco de la Automatización (#): Si quieres que el año se actualice solo cuando lleguemos al próximo 1 de enero, usa el símbolo # (almohadilla).

• Escribe #### para que aparezca el año completo (Ej: F#### → F2025).
• Escribe ## para el año corto (Ej: F## → F25).
• Beneficio: Al llegar 2026, el sistema escribirá automáticamente F-2026 sin que tú toques nada.

Número Inicial: Déjalo en 1 si empiezas una serie nueva. Solo cámbialo si vienes de otro programa y necesitas continuar una numeración antigua (ej: empezar por la 501).

nota: También puedes crear la primera factura, y cambiar el número al que corresponda. Cuando crees la siguiente ya te aparecerá con el número correcto.

Automatización por Listas (Cursos/Servicios): Si marcas cursos o servicios específicos aquí, Gesforma seleccionará esta serie automáticamente cuando factures esos conceptos. Es ideal para subvenciones o proyectos que requieren su propia numeración.

⛔ OJO: El campo "Tipo de Factura" no es solo una etiqueta 

Ten mucho cuidado aquí. Este campo funciona como una llave:

• Si dices que la serie es Bonificada, el sistema solo te dejará usarla para facturas de bonificada.
• Si luego intentas asignarla a facturas Privadas, no te aparecerá en la lista.

Consejo: Asegúrate de que el tipo coincide exactamente con el uso que le vas a dar, o no podrás completar el Paso 2.

Nota: Algunos campos del formulario se muestran en función del tipo de documento (factura) que indiques.

Paso 2: Vincular al Centro de Facturación (¡Importante!)

⛔ Atención: Crear la serie no es suficiente. Para que el sistema sepa cuándo usarla, debes decirle a qué empresa (Centro) pertenece.

1. Guarda tu nueva serie.

2. Ve a Cuenta > Facturación > Centros de Facturación.

3. Edita tu Centro.

4. Busca los desplegables de "Serie Predeterminada" (para Bonificada, Privada, Rectificativa...).

5. Selecciona la serie que acabas de crear.

¿Por qué hacemos esto? Porque así garantizamos que nunca se emita una factura "huérfana" sin estar vinculada a una razón social correcta. Es un seguro de vida para tu contabilidad.

En este vídeo tienes un ejemplo de cómo se configuración de las Series:

Preguntas Frecuentes

¿Por qué me sale un error en rojo al guardar el nombre?

Revisa que no hayas escrito letras minúsculas o espacios. El sistema es estricto (por normativa fiscal) y solo acepta Mayúsculas y los separadores estándar (- _ . /).

¿Qué pasa el 1 de enero?

Si activaste la casilla "Reiniciar numeración cada año" y usaste el truco de las almohadillas (####), no tienes que hacer nada. La primera factura del año saldrá con el número 1 y el año nuevo (ej: F2026-1).

Ya no uso una serie antigua, ¿puedo borrarla? 

No recomendamos borrarla si tiene facturas emitidas (para mantener el histórico). Lo mejor es entrar en la serie y marcar la casilla "Ocultar en listados". Así dejará de salirte en los desplegables, pero tus datos antiguos estarán seguros.