Firma del destinatario

El objetivo principal de una petición es sencillo: conseguir que tus documentos sean firmados por uno o varios destinatarios de la forma más ágil y segura posible.

Para adaptarnos a las necesidades de cada proceso, tus destinatarios pueden firmar con total validez legal utilizando diferentes métodos:

• Firma táctil: dibujando su trazo con el ratón o directamente con la mano (en pantallas táctiles).
• Código SMS: validando su identidad mediante un código enviado a su teléfono móvil.
• Certificado digital: para requerimientos de máxima seguridad e identidad.
• Firma combinada: utilizando varios elementos simultáneamente para un nivel de autenticación superior.

¿Qué vas a aprender en este artículo?

En esta guía repasaremos distintos casos prácticos de firma para que domines todas las opciones que ofrece la plataforma:

1. Proceso de firma estándar del destinatario.
2. Cómo firmar una petición configurada para el "Control de asistencia".
3. Configuración de la firma secuencial (ideal para la entrega de documentos informativos a la RLT).

Extra: Recursos Adicionales Para garantizar tu tranquilidad y control total sobre el proceso, al final de este artículo también descubrirás:

• Cómo incluir las coordenadas de geolocalización en el documento final firmado.
• Nuestra Guía de Soluciones Rápidas, diseñada para ayudarte a resolver al instante los mensajes e incidencias más comunes.

1. Proceso de firma estándar del destinatario.

En este vídeo, el destinatario accede a la petición desde su ordenador de escritorio y firma el documento con su ratón.

Tu base de datos se actualiza de forma dinámica a partir de los datos indicados en el documento.

2. Firmar una petición de tipo "Control de asistencia"

Este es un caso de uso en el se envía el  "Parte de firmas" al docente a su dispositivo para que  los asistentes firmen a través de un mismo.

En el vídeo aparecen opciones que pueden ser configuradas de forma distinta a como se muestran, a la hora de contratar un escenario. Por ejemplo, que los datos de los participantes no sean editables.

(00:00) Introducción

(00:32) Preparación del grupo

(01:10) Ejecutar la petición de Firma Digital

(02:40) Recepción del mail 

(02:50) Comprobación de la plantilla

(04:58) Firma el documento

(08:09) Envío del documento firmado

(08:29) Descarga del documento firmado y Auditoría

(10:09) Consejos cuando hay cambios en los participantes

Los cambios realizados en el Grupo referente a las matrículas (altas y bajas) o participantes se refleja en las peticiones posteriores. Pero si cambias algún dato en la plantilla a la hora de la firma, tienes que actualizarlo en Gesforma.

• Si un participante no tiene el perfil "Bonificado", no se incluye en la plantilla.
• El límite de número de participantes de la plantilla son 30, más el tutor.
• Si el Grupo tiene menos de 30 participantes bonificados, en la plantilla quedan huecos en blanco que puedes editar para añadir participantes de última hora.

Aunque el curso sea presencial, si usas hoja de firmas en formato digital obtienes numerosas ventajas:

• Mejor control sobre quien firma la hoja de asistencia 
• Certificación a través de una empresa externa como es Viafirma con validez legal.
• Olvidarte del papel  (y de las impresoras)
• Tener puntualmente la hoja de firmas de cada día.

Por ejemplo:

• El tutor recibe un correo electrónico desde el que accede al documento de firma de la sesión de impartición de ese día desde su ordenador o tablet. 
• Revisa el documento: puede corregir algún dato, añadir participantes, indicar observaciones... etc.
• A la hora de que firmen los alumnos, tiene 2 opciones:
  - ir llamando a cada alumno para que firme delante suya.
  - pasar el dispositivo a un alumno y cuando este firme, se lo pasa al siguiente.

• Cuando todos los alumnos hayan firmado, el tutor vuelve a tomar el dispositivo y es el último que firma.
• Una vez está todo listo, el tutor envía el documento para que se procese la firma digital generando dos ficheros en PDF: el propio con las firmas grabadas y una auditoría que certifica el documento.
• Este proceso, se repite cada día de impartición. 

3. Firma secuencial para el documento de información a la RLT

Para el envío de la comunicación a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT) existe una función que se llama Firma Secuencial .

Consiste en que al enviar la petición de firma, primero la recibe el Representante Legal de la Empresa y luego los Representantes Sindicales. 

La secuencia es la siguiente:

1. Envías la petición de firma.
2. Le llega a Representante Legal de la empresa. Este cumplimenta el formulario  y firma.
3. Cuando esto ocurre y de forma automática le llega la petición a la RLT.
   • Una empresa puede tener una o varios representantes.  
   • Indica sus  direcciones de correo dentro de la ficha de la empresa en Fundae/E-mails RLT
   • El orden importa: la petición, llega en el orden que has puesto sus direcciones de correo.
   • La RLT tiene la opción de Firmar u omitir. 
   • Cuando lo hace la primera, le llega la petición a la siguiente y así sucesivamente hasta terminar la lista.
   • Mientras no hayan firmado u omitido todas el estado de la petición será "Pendiente"

En este vídeo tienes un ejemplo práctico

Extra: Recursos Adicionales

Incluir las coordenadas de geolocalización en el documento firmado.

Para incluir las coordenadas de geolocalización en un documento de firma digital, el firmante debe dar su consentimiento expreso (es algo que se incluye de forma predeterminada en la configuración de todos los escenarios de firma). Aquí te explico cómo funciona:

Al entrar en el formulario de firma, el navegador le preguntará al firmante si desea compartir su información de localización.

1. Si el firmante acepta, sus coordenadas aparecerán en el documento.
2. Si rechaza, puede continuar el proceso de firma, pero las coordenadas no se incluirán.
3. Si es fundamental que aparezca esta información en el documento, te aconsejo incluir en el mensaje del email inicial que se envía al usuario una frase como:
   "... Al entrar en el formulario de firma se te preguntará si quieres compartir tu localización, es importante que pulses en Aceptar."

Guía de Soluciones Rápidas: Cómo resolver los mensajes más comunes.

Error: URL.parse is not a function

Si un destinatario o alumno te reporta que aparece este mensaje en su pantalla al intentar acceder a un enlace, no te preocupes; suele tratarse de un problema puntual de compatibilidad con su navegador.

Solución rápida para el destinatario: Comunícale que, para solucionarlo de inmediato, pruebe las siguientes alternativas:

• Abrir el enlace utilizando un navegador web diferente (por ejemplo, si está usando Safari, que pruebe con Google Chrome o Mozilla Firefox).
• Abrir el enlace desde otro dispositivo (por ejemplo, desde un ordenador en lugar del teléfono móvil).

Ayúdanos a mejorar
En Gesforma trabajamos continuamente para que estas incidencias no ocurran. Si te es posible, pregúntale a tu destinatario qué dispositivo y navegador estaba utilizando cuando le apareció el error y compártelo con nuestro equipo de Soporte. Esta información es muy valiosa para que nuestros técnicos puedan investigar la causa y aplicar una solución definitiva.