Firma del destinatario

Una petición tiene como objetivo que un documento sea firmado por uno o varios destinatarios.
Dependiendo de la configuración de la petición el destinatario puede firmarla con:

• el ratón;
• la mano;
• un código SMS;
• un certificado digital;
• combinando varios elementos.

En este vídeo, el destinatario accede a la petición desde su ordenador de escritorio y firma el documento con su ratón.

Tu base de datos se actualiza de forma dinámica a partir de los datos indicados en el documento.

Firmar una petición de tipo "Control de asistencia"

Este es un caso de uso en el se envía el  "Parte de firmas" al docente a su dispositivo para que  los asistentes firmen a través de un mismo.

En el vídeo aparecen opciones que pueden ser configuradas de forma distinta a como se muestran, a la hora de contratar un escenario. Por ejemplo, que los datos de los participantes no sean editables.

(00:00) Introducción

(00:32) Preparación del grupo

(01:10) Ejecutar la petición de Firma Digital

(02:40) Recepción del mail 

(02:50) Comprobación de la plantilla

(04:58) Firma el documento. **ACTUALIZACIÓN EN "EJEMPLO DE USO**

(08:09) Envío del documento firmado

(08:29) Descarga del documento firmado y Auditoría

(10:09) Consejos cuando hay cambios en los participantes

En el vídeo se muestra un ejemplo para un curso bonificado:

• Si un participante no tiene el perfil "Bonificado", no se incluye en la plantilla.
• El límite de número de participantes de la plantilla son 30, más el tutor.
• Si el Grupo tiene menos de 30 participantes bonificados, en la plantilla quedan huecos en blanco que puedes editar para añadir participantes de última hora.

IMPORTANTE: Los cambios realizados en el Grupo referente a las matrículas (altas y bajas) o participantes se refleja en las peticiones posteriores. Pero si cambias algún dato en la plantilla a la hora de la firma, tienes que actualizarlo en Gesforma.

Ejemplo de uso

Aunque el curso sea presencial, si usas hoja de firmas en formato digital obtienes numerosas ventajas:

• Mejor control sobre quien firma la hoja de asistencia 
• Certificación a través de una empresa externa como es Viafirma con validez legal.
• Olvidarte del papel  (y de las impresoras)
• Tener puntualmente la hoja de firmas de cada día.

Por ejemplo:

• El tutor recibe un correo electrónico desde el que accede al documento de firma de la sesión de impartición de ese día desde su ordenador o tablet. 
• Revisa el documento: puede corregir algún dato, añadir participantes, indicar observaciones... etc.
• A la hora de que firmen los alumnos, tiene 2 opciones:
  - ir llamando a cada alumno para que firme delante suya.
  - pasar el dispositivo a un alumno y cuando este firme, se lo pasa al siguiente.

• Cuando todos los alumnos hayan firmado, el tutor vuelve a tomar el dispositivo y es el último que firma.
• Una vez está todo listo, el tutor envía el documento para que se procese la firma digital generando dos ficheros en PDF: el propio con las firmas grabadas y una auditoría que certifica el documento.
• Este proceso, se repite cada día de impartición. 

Automatizar el envío de peticiones para el control de asistencia.

En el vídeo anterior os hemos explicado cómo enviar peticiones de firma para un control de asistencia de manera manual.

También existe una opción para automatizar el envío al tutor del control de asistencia de cada sesión. Para ello debes:

1. Ir al menú principal Formación/Grupos;
2. Filtrar y editar el grupo que te interesa;
3. En la pestaña Automatismos, en la sección Firma Digital, activar los check:
   1. Control de asistencia (escoger la plantilla del control de asistencia)
   2. Enviar al tutor de la sesión
      
4. Guardar los cambios.
   (automáticamente se envía a las 00:00 al tutor de la sesión la petición de firma de ese día)

Incluir las coordenadas de geolocalización en el documento firmado.

Para incluir las coordenadas de geolocalización en un documento de firma digital, el firmante debe dar su consentimiento expreso (es algo que se incluye de forma predeterminada en la configuración de todos los escenarios de firma). Aquí te explico cómo funciona:

Al entrar en el formulario de firma, el navegador le preguntará al firmante si desea compartir su información de localización.

1. Si el firmante acepta, sus coordenadas aparecerán en el documento.
2. Si rechaza, puede continuar el proceso de firma, pero las coordenadas no se incluirán.
3. Si es fundamental que aparezca esta información en el documento, te aconsejo incluir en el mensaje del email inicial que se envía al usuario una frase como:
   "... Al entrar en el formulario de firma se te preguntará si quieres compartir tu localización, es importante que pulses en Aceptar."