El Expediente del Alumno: Todo el historial en un único lugar

Informe de seguimiento

Puedes llevar un seguimiento de las principales acciones del participante.

1. Ve a la opción de menú principal Formación/Participantes;
2. pulsa sobre el icono de seguimiento del expediente del participante;
3. indica las opciones que te interesen;
4. guarda los cambios.

También puedes actualizar de forma masiva varios expedientes de participantes mediante la acción en lote Edición múltiple de formularios de seguimiento

Expediente participantes bonificados

Puedes llevar una gestión manual de estos documentos:

• guía didáctica;
• prueba de evaluación;
• diploma;
• certificado;
• cuestionario de calidad;
• recibí (documento que firma el participante con las exigencias correspondientes).

Para ello:

1. ve a la opción de menú principal Formación/Participantes;
2. edita la matrícula de un participante;
3. selecciona la pestaña Expediente;
4. indica la fecha en la que has comunicado o entregado el documento al participante.
   También puedes indicar la fecha en la que él se lo ha descargado.
5. Guarda los cambios.

También dispones de una opción para descargar un informe en Excel con todos los expedientes.

¿Qué significan los colores amarillo y rojo en las matrículas?

En ocasiones, un mismo participante puede matricularse en un curso más de una vez. Para que puedas identificar el historial de ese alumno de un solo vistazo y sin tener que investigar, Gesforma utiliza un sistema de alertas por color: el rojo y el amarillo.

Aquí te explicamos qué significa cada uno de forma sencilla:

• Color Rojo (La matrícula antigua o sustituida): Este color indica que el alumno se ha vuelto a matricular en este mismo curso con posterioridad. Es un aviso visual que te indica que este registro pertenece al pasado y existe uno más reciente.
• Color Amarillo (La rematrícula): Este color indica que el alumno ya había estado matriculado en este curso anteriormente. El sistema te está avisando de que estás ante una repetición.

1. El Caso Habitual (Dos Matrículas)

Si un alumno se matricula en un curso y meses después decide repetirlo, verás dos registros:

• La matrícula original (la antigua) se volverá roja.
• La nueva matrícula (la actual) aparecerá en amarillo.

2. El Caso Atípico (Tres o más Matrículas)

Puede ocurrir que un alumno se matricule en el mismo curso tres o más veces. En este escenario, las matrículas intermedias son, al mismo tiempo, una rematrícula (porque ya estuvo antes) y una matrícula antigua (porque se volvió a matricular después). ¿Qué color ganará?

La regla de Gesforma: El amarillo siempre prevalece sobre el rojo.

Si un registro es una rematrícula, el sistema siempre lo pintará de amarillo para destacar que el alumno ya venía de antes, ignorando el color rojo.

Ejemplo visual de un alumno con tres matrículas:

1. Primera matrícula (Enero): Aparecerá en Rojo (solo es antigua).
2. Segunda matrícula (Marzo): Aparecerá en Amarillo (es una rematrícula).
3. Tercera matrícula (Mayo): Aparecerá en Amarillo (es la rematrícula más reciente).