Crear y gestionar Grupos

Modificado el Mie, 13 Ago a 10:43 A. M.

Crear desde la Acción Formativa
Crear desde el listado de Grupos
Crear un Grupo en modalidad presencial con Aula Virtual
Subvencionada: crear un grupo de una AAFF vinculada a un Plan de Formación
Gestión de un Grupo
Vídeo. Mejoras en AAFF. Nuevos filtros dentro del grupo. Ejemplo de cómo cambiar un Grupo de Agrupación

1. Crear desde la Acción Formativa

Ve al menú principal Formación/Acciones formativas;
escoge la acción de registro Crear grupo;
completa el formulario:
1. general: datos descriptivos;
2. ejecución: datos relacionados con el horario, centro de formación, impartición, plataforma, y formadores;
3. participantes: datos de empresas y participantes;
4. automatismos: te permite acelerar las tareas de comunicación de inicio y finalización a participantes y tutores;
5. comisiones: indica el porcentaje comercial específico por la venta de este curso a los agentes comerciales;
guardar los cambios.

Al guardar los cambios en el formulario, automáticamente se crean las matrículas de los participantes y el calendario de sesiones a partir del horario indicado.
Puedes personalizar el calendario de sesiones para ajustarlo a tu escenario.

2. Crear desde el listado de Grupos

Ve al menú principal Formación/Grupos;
escoge la opción de submenú Crear;
completa el formulario:
1. Selecciona el Curso
2. Seleciona la Acción
  Nota: obligatorio para bonificados u opcional para el resto
3. general: datos descriptivos;
4. ejecución: datos relacionados con el horario, centro de formación, impartición, plataforma, y formadores;
5. participantes: datos de empresas y participantes;
6. automatismos: te permite acelerar las tareas de comunicación de inicio y finalización a participantes y tutores;
7. comisiones: indica el porcentaje comercial específico por la venta de este curso a los agentes comerciales.
Guardar los cambios.
Nota: si le das a Guardar y Continuar guarda los datos que hayas introducido hasta el momento aunque salgas del Grupo

En este ejemplo creamos un grupo en modalidad de teleformación.

3. Crear en modalidad presencial con Aula Virtual

Ve al menú principal Formación/Grupos;
activa la casilla Ejecución y baja hasta el apartado Aula Virtual;
despliega el campo Proveedor de Formación y selecciona.
Activa las casillas que correspondan:
- Impartición bimodal
- Sin participantes en centro
- Sin docentes en centro
  Nota: la primera y la segunda opción son excluyentes entre sí.
Guarda cambios.

Tienes más información de cómo gestionar un Grupo con Aula Virtual aquí

Nota: No es obligatorio que tengas indicado en el Proveedor de Formación los datos del Aula Virtual. También los puedes escribir directamente dentro del Grupo.
Importante: asegúrate de que estos campos están rellenos, para evitar errores en la subida del XML de Fundae:
- Medio utilizado
- Modo de Conexión
- Persona de contacto
- Teléfono

En el siguiente vídeo puedes ver los pasos para predeterminar los datos del Aula Virtual en el Grupo:

4. Subvencionada: crear un grupo de una AAFF vinculada a un Plan de Formación

Te recomendamos crear al menos un Grupo por Acción con fechas orientativas para que posteriormente puedas tramitar las Solicitudes.

Para dar de alta un Grupo puedes hacerlo desde el listado de Grupos o el listado de Acciones. Te recomendamos que lo hagas desde Acciones:

Ve a Formación/Acciones formativas;
filtra por la Acción a la que le vas a añadir un Grupo;
en el menú de los 3 puntos, selecciona Crear Grupo;
cumplimenta los datos;
Nota: para el campo Código: si ya lo tienes dado de alta en F. debe coincidir con el que pongas en G.
dale a Guardar.

En este vídeo se muestran los pasos para dar de alta un grupo desde el listado de Plan de Formación (Recomendable)G

5. Opciones de grupo

Desde el listado de acciones de grupo puedes:

Editar: entras en el formulario del grupo
Estado:
- Comunicado a Fundae: establece el estado que tienes en Fundae
- Otros estados para la ayuda de la gestion administrativa: Preparado inicio, reparado fin, entrega de documentación, inspeccionado, incidentado, anulado y suspendido por coronavirus.
  Nota: las mismas opciones con el "no" delante.
FUNDAE:
- XML: en función del tipo de Grupo: bonificado, vinculado a un plan de formación, etc. Se descarga el correspondiente.
- Costes: se accede al formulario para gestionar los costes para FUNDAE. Las opciones son: Editar, Generar automáticamente y manualmente
Sesiones(sólo grupos presenciales y mixtos)
- Calendario
- Informe semanal
- Informe asistencia
Documentación: se accede al formulario que permite descargar y adjuntar la documentación.
Documentación de un Grupo
Gestión documental de participantes
Facturar
- A cliente bonificado
- Como impartidora a gestora
Otros
- Enviar comunicación: Empresa participante, empresa bomificada, centro de formacion, Provvedores secundarios
- Moodle*
- Evolcampus*
- Transporte*
- Devengos*
- Deneva*
- iformalia*
- Crea: grupo en la misma AAFF o crea una Matrícula
- Duplicar: con o sin participantes
- Cambiar de agrupación
- Resultado de encuestas
- Traspasar grupo
- Filtrar: por Curso, Acción formativa, Matrículas, Participantes, Tutorías de participantes, Tutorías de grupo.
- *NOTA: Puede que no estén todas las opciones en tu cuenta. Consúltanos si estás interesado
Eliminar: elimina el grupo.

6. Vídeo. Mejoras en AAFF. Nuevos filtros dentro del grupo. Ejemplo de cómo cambiar un Grupo de Agrupación

Contenidos:

(00:00) Presentación
(01:07) Mejora en el listado de Acciones Formativas: se visualizan los Grupos creados para cada AAFF.
(02:30) Nuevos filtros dentro del Grupo
(03:00) Dentro del Grupo, en el campo "Acciones Formativas" aparece la información de la Agrupación donde está cada AAFF creadas para el Curso.
(05:47) Nuevo filtro que muestra sólo las AAFF de la Agrupación seleccionada.
(07:20) Ejemplo de cómo cambiar un Grupo de Agrupación porque en el alta has cogido una AAFF de otra Agrupación.
(16:26) Consultas de los asistentes: significado del icono € dentro del Grupo.