Crear una plantilla

Contenido del artículo

1. Crear una plantilla

    1. A partir de una plantilla preconfigurada (recomendable)

    2. Desde cero en Word

        2.1 Consejos para la maquetación del Word

2. Ejemplos de uso:

    1. Rescatar imágenes con variables gráficas

    2. Cómo usar un "Conjunto de variables"

    3. Variables específicas de tutores. 

FAQ

    1. Errores al abrir el Word

    2. Dimensionar imágenes

Crear una plantilla

1. A partir de una plantilla preconfigurada

Al contratar tu cuenta, tienes cargados los modelos básicos de plantillas en Cuenta/Preferencias/Plantillas. 

Una opción útil es usar como base la que mejor se adapte al documento que quieras crear.

Para evitar perder esta plantilla "básica", primero duplica la plantilla y después edita la copia.

También, puedes elegir una de estas  plantillas preconfiguradas, para acelerar el proceso de creación de tus plantillas. ¡Hay más de 50!

En este vídeo te mostramos como:

1. descargar una plantilla preconfigurada, concretamente la del diploma moderno;
2. importar y configurar sus características en tu cuenta;
3. generar el documento.

¿Por qué recomendamos usar una plantilla preconfigurada?

- Porque te aseguras de usar las variables de forma correcta en función del tipo de plantilla.

- Si vas a utilizar variables que se usan en una tabla, ya la tienes creada.

- En el caso de los Diplomas, tienes una base de maquetación donde sólo tienes que adaptar a tu necesidad.

- Puede servirte de inspiración para mejorar tu propio documento.

2. Desde cero en Word

Aunque te recomendamos que crees tu plantilla a partir de una plantilla preconfigurada, también puedes hacerlo desde un documento Word nuevo

1. Crea un documento nuevo en Word. El ejemplo del vídeo es esta plantilla;
2. escribe todo el texto sin formato;
3. indica las variables para rescatar los datos;
4. edita el estilo Normal para personalizar el formato;
5. formatea los párrafos y palabras;
6. inserta las imágenes o utiliza variables gráficas;
7. importa la plantilla a tu cuenta.

Tienes más de 50 plantillas preconfiguradas para acelerar la creación de tus documentos.
En cualquier caso, si no quieres invertir tiempo en crear tus plantillas, puedes contratarnos esa tarea.

2.1 Consejos para la maquetación del Word

Para generar correctamente el pdf es fundamental que en el archivo de Word:

1. uses tablas y evites los cuadros de texto para maquetar el documento;
2. configures el estilo Normal con la fuente Arial;
3. en el encabezado y pie de página no incluyas datos en los laterales;
4. utilices diferentes saltos de página para conseguir mejores resultados;
5. si pones una imagen de fondo, no puede haber ninguna borde que sobrepase la dimensión del documento;
6. si necesitas que tu imagen se vea más tenue, tienes que importarla directamente con esas características porque la opción de transparencia del Word no te funcionará. 

2. Ejemplos de uso

1. Rescatar imágenes con variables gráficas

Las variables gráficas son elementos que puedes incluir en tus plantillas para rescatar imágenes de forma dinámica.

Puedes acceder al listado completo de variables en este artículo.

En este vídeo, tienes un ejemplo de configuramos de un diploma privado en el que se le añade el logo y firma del Centro proveedor de formación.

También puedes usar el logo y firma de la Entidad Organizadora usando la variable gráfica correspondiente a la categoría FUNDAE/Entidad Organizadora.

2. Cómo usar un "Conjunto de variables"

A continuación te mostramos un vídeo donde se rescatan los datos de un usuario con perfil de formador en un documento tipo contrato.

Es importante que entiendas el concepto de utilizar tablas para rescatar ciertos datos así como el uso de un "Conjunto de variables"

3. Variables específicas de tutores

Puedes añadir en tus documentos datos personales del formador como su titulación, acreditación y su firma, mediante su correspondiente variable.

En este vídeo tienes lo pasos a seguir:

1. Configurar la ficha del tutor.
2. Crear la plantilla
3. Generar el documento

Aquí puedes descargar la plantilla preconfigurada que aparece en el vídeo.

Configuración de la ficha del tutor

En primer lugar, añade la titulación que necesites en tu cuenta:

1. Ve a Cuenta/Formación/Titulaciones;
2. dale al botón Crear;
3. rellena los campos;
4. guarda cambios.

Ahora, ya puedes configurar la ficha del tutor:

1. Ve a Cuenta/Usuarios;
2. edita la ficha del tutor, y en la pestaña Datos baja hasta el apartado Datos profesionales;
3. elige del desplegable de Titulación una opción;
4. si quieres, rellena la casilla Acreditación;
5. en Firma sube la imagen de la firma del formador;
6. dale a guardar.

Crear la plantilla

Añade las variables que quieres que aparezcan en tu plantilla en relación con el formador:

1. Ve a Cuenta/Preferencias/Plantillas;
2. edita o crea la plantilla;
3. añade las variables al fichero Word y sube la plantilla;
4. guarda cambios.

Aquí te dejamos a mano las variables de este ejemplo:
${titulacion_tutor}
${acreditacion_titulacion_tutor}
${firma_tutor}

Generar el documento

1. Ve a Formación/Grupos;
2. selecciona un grupo y en el menú desplegable ve hasta Documentación;
3. busca el documento y dale al icono del Word o PDF;
4. revisa la carpeta de descargas de tu ordenador.

También puedes comprobarlo a través de un test:

1. Ve a Cuenta/Preferencias/Plantillas;
2. selecciona la plantilla y en el menú desplegable elige Enviar test
3. indica la dirección de E-mail donde quieres recibir el test y un grupo;
4. dale a Enviar;
5. revisa la bandeja de entrada.

FAQ

1. Error al abrir el Word

1. Variables incompletas

Si al abrir el documento de Word generado te aparece un mensaje indicándote que no es posible, por favor comprueba que todas las variables están cerradas correctamente.
Para encontrar la variable basta con Buscar en el documento todas las apariciones de "${" y ver cuál no está cerrada.

2.  Word encontró contenido no legible en...

Este error no es crítico ya que se puede abrir el documento eligiendo reparar el error.

Si estás usando imágenes o logos empieza por quitar una a una y probar para ver cuál es la que te está dando error.

3. Word detectó un error al intentar abrir el archivo:

Este error es crítico ya que no permite abrir el documento

Comprueba que uso de variables de tipo "tabla/relación" están efectivamente dentro de una tabla.

Nota: por norma general, se puede abrir el documento con LibreOffice o exportar a PDF

2. Dimensionar imágenes

Existen variables que permiten rescatar imágenes en tu documentación, como por ejemplo el logo, y la firma y sello de la entidad gestora, centro de formación,...

Para conseguir el mayor nivel de detalle en tus plantillas, seguramente tendrás que editar las imágenes para cambiarle el tamaño, o poner un fondo transparente.

En este vídeo puedes ver cómo realizar estos procesos con una herramienta online gratuita.