Formación Subvencionada

Modificado el Mar, 2 Jul a 1:24 P. M.

1. Introducción

Cuando te han concedido una subvención para financiar planes de formación, Fundae te asignará un número de Expediente.

Este número de Expediente se recoge en G. a través de la creación de un Plan de Formación, con los detalles que se indican en el mismo:

Nº Expediente.
Fecha finalización.
Convocatoria a la que pertenece.
Sector.
Los cursos que contiene (acciones formativas).
Plazas concedidas.

Te adelanto que antes de crear tu Plan de formación en G. tienes previamente que:
1. Crear una Convocatoria
2. Crear los cursos que forman el plan de formación

2. Ventas

CONTENIDOS DEL VÍDEO:

0. Intro: visión general

1. Configuraciones (3:29)

Listado de Cursos (4:00)
Configuración de la Autorespuesta (4:21)
Configuración del Grupo de Comerciales (4:51)

2. Ejemplo práctico

Inscripción en la landing (7:00)
Alta Solicitud (7:25)
Autorespuesta al interesasdo (7:55)

3. Solicitud al detalle (8:06)

Si tu licencia es la avanzada se incluye el módulo de Ventas. Esto quiere decir que puedes usar las Solicitudes, para gestionar las Inscripciones de los interesados, desde tu Catálogo Web (landing) .

Los puntos principales en Ventas son:

Marketing y Publicidad: son las campañas de información sobre los cursos que comercializas. En este punto Gesforma no interviene.
Landing de captación (catálogo de cursos) : página web desde donde se inscribe el interesado y que está ubicada en el servidor de Gesforma.
Por defecto, en tu cuenta de Gesforma tienes una landing predeterminada. En ella aparecen cargados el listado de Curso que tienes en tu catálogo. Si quieres saber cómo es, ve a Cuenta/Ventas/Formulario Subvencionada
Nota: tienes la opción de usar también un Webservice
Si necesitas más de una landing ponte en contacto con nosotros.
Solicitudes: una Solicitud se crea en Gesforma a modo de inscripción del interesado que rellena el formulario de tu Catálogo Web (Landing)
- La asignación de Solicitudes a los comerciales viene predefinida por la configuración que tengas en el Grupo de Comerciales.
- La función más interesante es que a la Solicitud tienen acceso tanto los comerciales como los técnicos y esto permite que se puedan coordinar antes de matricular al participante o no hacerlo si no cumple con los requisitos.
- por ejemplo. un Comercial ha entrado en la Solicitud y se ha puesto en contacto con el interesado para terminar de recoger los datos necesarios o requeridos por la subvencionada.
  A su vez, el técnico puede revisar si le falta algún dato o documento o que no termina de cumplir con los requisitos.
- Ambas áreas, Ventas y Formación, estarán coordinadas desde el mismo espacio y desde aquí pueden: descartar al participante, matricular, consultar sus datos para otro futuro curso...

Configuraciones:

Autorespuesta al interesado, para confirmar su inscripción con opción de adjuntar documentación.
1. Ve a Cuenta/Formación/Convocatorias;
2. entra en la Convocatoria para editarla;
3. activa la pestaña Comunicaciones;
4. en el apartado "Autorespuesta a solicitudes" escribe el texto que quieres que se envíe;
5. si te interesa, adjunta documentos (por ejemplo en Anexo de inscripción de Fundae en PDF);
6. Guarda cambios.
Grupo de comerciales: configura la lógica de reparto de las inscripciones recibidas.
1. Ve a Cuenta/Ventas/Grupo de Comerciales;
2. desde el menú secundario dale a Crear;
3. rellena el formulario;
4. en lógica de reparto tienes 3 opciones:
  1. ID comercial:
    - indica un sólo comercial en el campo "Comisionistas"
    - se le asignan todas las Solicitudes.
  2. Round Robin:
    - Añade un grupo de comerciales en el campo "Comisionistas"
    - Las solicitudes se asignan por orden de "Apellido1" de los comerciales añadidos.
    - Cuando termina la lista, se empieza a asignar de nuevo por el primero.
  3. Porcentaje asignado al comercial:
    - Selecciona del listado de la izquierda el comercial y añádelo al listado de la derecha indicando un porcentaje
    - Cuando más porcentaje, mayor asignación.
5. Guarda cambios.

Si el participante ya tiene asignado un comercial, para las siguientes solicitudes se le vuelve a asignar el mismo comercial

Firma Digital de los documentos enviados.
1. Ve a Cuenta/Formación/Convocatorias;
2. entra en la Convocatoria para editarla;
3. activa la pestaña General;
4. en el campo "Firma Digital" selecciona la plantilla;
5. Guarda cambios.

Con esta opción, cuando realizas la petición de firma desde la Solicitud, directamente están las opciones marcadas y la plantilla seleccionada. En este vídeo tienes más detalles

Si no tienes contratada la Firma Digital y te interesa ponte en contacto con nosotros

Si no tienes contratado el plan de Ventas, puedes utilizar sólo el apartado de Gestión para organizar y gestionar un perfil de Convocatoria de Fundae

IMPORTANTE: Tanto si tu licencia incluye Ventas como si no, siempre tienes que empezar por configurar tu Plan de Formación.

3. Pasos Previos: Configurar tu Plan de Formación

0. Intro

Crear una Convocatoria (min. 01:00)
Crear Curso (min. 04:00)
Crear un Plan de Formación y añadir los cursos (min. 04:30)
Crear una Acción Formativa vinculada a un Plan de Formación (min. 05:50)
Añadir un Grupo a la Acción Formativa vinculada a un Plan de Formación (min. 07:05)

Paso a Paso

1. Crear una convocatoria

En la Convocatoria se definen todas las características de un plan de Formacion:

Creación de XML específicos, para generar los ficheros con las matriculaciones y evaluaciones de los participantes que se importan en F. al principio y final de la formación respectivamente.
La configuración de las comunicaciones entre tu centro y los participantes (alumnos). Por ejemplo que cuando un usuario se inscriba en un curso, le llegue un mail de confirmación.
Personalización del formulario del usuario en la solicitud. Así consigues que se recojan en la solicitud los datos obligatorios del participante para matricularlos.
Plantilla de FD, para llevar un mejor control sobre la documentación, haciendo uso de la Firma Digital.

Ve a Cuenta/Formación/Convocatorias;
dale al botón crear arriba a la derecha;
en la pestaña General:
1. Escribe un nombre;
2. activa la casilla "Datos de usuario a nivel de Convocatoria" si quieres que aparezca en Solicitudes el formulario específico de usuario
3. Elige un "Colectivo prioritario"
4. Selecciona el "esquema XML"
en la pestaña "Comunicaciones" personaliza los envíos que te interesen.
dale a guardar.

2. Cursos que forman el plan de formación

Un paso anterior a la creación del Plan de Formación es crear en G. los cursos que forman el plan de formación.

Para dar de alta un Curso:

Ve a Formación/Cursos;
dale al botón Crear arriba a la derecha;
rellena los campos;
nota: tienes los pasos para dar de alta a un Proveedor al final de este apartado en "Contenido Adicional"
Guarda cambios.

3. Crear un plan de formación

Ahora que tienes creada la Convocatoria y los cursos que componen el Expediente es la hora de crear el Plan de Formación y añadir los Cursos que lo componen

Ve a Cuenta/Formación/Convocatorias;
dale al botón crear arriba a la derecha;
En el apartado "General" rellena los campos:
1. Nombre,
2. Expediente
3. Fecha de fin de la convocatoria
4. Convocatoria a la que va vinculada
5. Estructura paritaria a la que pertenece o en su defecto selecciona "transversal"
En el apartado "Cursos" busca los cursos que componen el plan de formación e indica el número de plazas.
En "Otros" puedes apuntar comentarios de forma privada.
Dale a guardar.

4. Crear Acciones.

Para dar de ata una Acción:

Ve a Formación/Acciones formativas;
en el menú secundario dale a Crear;
cumplimenta los formularios teniendo en cuenta:

Tipo de formación: Subvencionada
Plan de formación: Selecciona el plan de formación al que pertenece del del desplegable.
Curso: del desplegable selecciona el Curso al que pertenece la Acción
Código: añade un código de máximo 5 dígitos Importante: siel curso ya está dado de alta en F. indica el mismo código de Acción.
Proveedor Principal: si lo has indicado en el curso. aparecerá el mismo. Si no, selecciona del desplegable el proveedor de formación que es el equivalente a la Empresa beneficiaria y responsable de la formación)
Sector EPS: selecciona del desplegable (si procede)

4. Dale al botón de Guardar

5. Crear Grupos

Te recomendamos crear al menos un Grupo por Acción con fechas orientativas para que posteriormente puedas tramitar las Solicitudes.

Para dar de alta un Grupo puedes hacerlo desde el listado de Grupos o el listado de Acciones. Te recomendamos que lo hagas desde Acciones:

Ve a Formación/Acciones formativas;
filtra por la Acción a la que le vas a añadir un Grupo;
en el menú de los 3 puntos, selecciona Crear Grupo;
cumplimenta los datos:
- Código: si ya lo tienes dado de alta en F. debe coincidir con el que pongas en G.
- Fecha Inicio
- Fecha Fin
dale a Guardar

Contenido Adicional: dar de alta un Proveedor de Formación

El proveedor de formación en la formación subvencionada es el responsable de la formación y empresa beneficiaria.

Para darle de alta:

Ve a Formación/Proveedores y recursos
dale al botón Crear arriba a la derecha;
rellena los campos:

Nota: en la pestaña Conexiones/Plataforma de teleformación tienes que configurar tu plataforma de teleformación Moodle o Educativa

4. Guarda cambios.

4. Matriculación

En función de tu Licencia la matriculación puede ser:

Licencia Avanzada, tramitado la Solicitud
Todas las licencias: añadiendo participantes a un Grupo. En este artículo tienes los pasos.

Posteriormente puedes:

Matricular en Fundae mediante un fichero XML.
Matricular en tu Plataforma de teleformación.
Comunicar por e-mail iel nicio al participante.

Paso a Paso

Matricular desde una Solicitud

Una Solicitud se crea cuando un interesado rellena el formulario de tu catálogo web, creando una "Prematrícula".

En primer término se le asigna a un comercial que es quien la recoge para terminar de cumplimentar los datos, pero

lo interesante de esto es a la Solicitud tienen acceso tanto los comerciales como los técnicos y esto permite que se puedan coordinar antes de matricular al participante.

Un caso práctico sería que una vez que el Comercial ha recogido la solicitud y le ha puesto en contacto con el interesado para terminar de recoger los datos necesarios o requeridos por la subvencionada, técnico se da cuenta de que falta algún dato como los estudios o que no termina de cumplir con los requisitos.

Cuando ya está todo listo, el técnico puede tramitar la Solicitud, es decir, matricular al alumno

Para ello tienes que

Ve a la opción de menú principal Venta/Solicitudes;
en la columna acciones, pulsa en el icono para tramitar la solicitud;
En Tipo de trámite: añadir participante;
completa el formulario;
guarda los cambios.

Contenido extra:

Una solicitud también puede ser crear desde G. sin necesidad de landing.Para crear una solicitud de forma manual,

Ve a Ventas/Solicitudes
en el menú secundario dale a Crear;
cumplimenta los formularios teniendo en cuenta dentro de la pestaña General:
- Tipo de Servicio: añadir participantes a un grupo
- Convocatoria: selecciona la convocatoria
  Nota: es imprescindible que selecciones la convocatoria para que te aparezcan los formularios específicos.
Sigue rellenando el formulario
Guardar

Tienes más información en este artículo

1.2 Matricular desde Grupo

Si no usas las Solicitudes porque usas la opción de Plan de Formación para otras funciones que no es la formación Subvencionada puedes matricular a los alumnos directamente desde el Grupo.
En este artículo tienes los pasos para participantes que son trabajadores y en este otro artículo para el caso que realicen la formación de manera privada.

2. Matriculación en Fundae mediante XML

A través de un fichero XML puedes matricular a los participantes de una Convocatoria subvencionada de Fundae de forma automática, de manera que no tienes que mecanizar los datos en F, uno a uno.

El fichero XML contiene todos los datos relativos a los alumnos que participan en la Convocatoria exigidos por F.

Para subir los alumnos desde Gesforma a Fundae sigue estos pasos:

Ve a la opción de menú principal Formación/Grupos;
en el desplegable de acciones de registro, escoge la opción Fundae/XML/(nombre de la Convocatoria);
comprueba que G. no te da ninguna desviación;
genera el archivo XML.

El siguiente paso es subir el XML en Fundae

3. Matriculación en tu plataforma de teleformación

Tienes la posibilidad de matricular los participantes de un Grupo de forma automática desde G. a tu plataforma de teleformación:

Si tu plataforma de teleformación, está basada en Moodle, en el apartado 4 de este artículo tienes más información de cómo matricular desde G.
Si tu plataforma es Educativa, visita este Educativa y en el apartado 4 tienes los pasos a seguir.

Nota: está previsto que desde G.puedas matricular a otros tipos de plataforma

4. Comunicar por e-mail inicio al participante

Si quieres, puedes enviar a los participantes una comunicación informando del inicio de la formación. En esta documentación puedes adjuntar documentación adjunta

Configuración

Primero, tienes que configurar la plantilla de la comunicación que se encuentra en:

Cuenta/formación/Convocatorias;
edita la Convocatoria;
ve a la pestaña Comunicaciones;
despliega el apartado Comunicación de inicio a participante;
en el apartado No bonificado, rellena los campos asunto y cuerpo del mensaje;
adjunta la plantilla que quieres se envíe adjunta en el mail;
Guarda cambios

Cuando un participante está en un Grupo que pertenece a una Acción Formativa vinculada a una Convocatoria, esta configuración prevalece frente a lo que tengas indicado en Cuenta/Preferencias/Formación/Comunicaciones

Nota: dispones de más comunicaciones específicas para una Convocatoria dentro Convocatorias/Comunicaciones

Envío

Para enviar la comunicación, puedes hacerlo de forma manual o automatizar el envío.

Asegúrate de lo que vas a recibir el alumno, realizando un test de comprobación

Tienes todos los pasos en el este artículo.

5. Pasos finales: finalización de la formación

Tanto la ejecución de la Formación como la evaluar al participante desde la Plataforma de teleformación, es ajena a G. una vez ha finalizado la formación y el participante está evaluado podremos realizar los últimos pasos:

Recuperar la evaluación desde la plataforma (desde Grupos)
Evaluar en F. ( XML desde Grupos)
Comunicar por e-mail fin de la formación al participante (desde Matrículas)

Paso a Paso

1. Recuperar la evaluación desde la plataforma

Ve a Formación/Grupos;
en el menú de los 3 puntos, selecciona la opción: Otros/Moodle/Importar evaluación subvencionada;
confirma la acción.

Nota: para otras plataformas que no sean Moodle consúltanos

2. Evaluar en F.

A través de un fichero XML puedes enviar la evaluación de los participantes de una Convocatoria subvencionada de Fundae de forma automática, de manera que no tienes que mecanizar los datos en F, uno a uno.

Para subir los alumnos desde Gesforma a Fundae sigue estos pasos:

Ve a la opción de menú principal Formación/Grupos;
en el desplegable de acciones de registro, escoge la opción Fundae/XML/(nombre de la Convocatoria);
comprueba que G. no te da ninguna desviación;
genera el archivo XML.

El siguiente paso es subir el XML en Fundae

3. Comunicar por e-mail fin de la formación al participante

Tiene la opción de enviar a los participantes una comunicación informando del fin de la formación además de poder adjuntarle documentación, como por ejemplo el Diploma o Certificado de aprovechamiento en función de su evaluación.

Configuración

Primero, tienes que configurar la plantilla de la comunicación que se encuentra en:

Ve a Cuenta/formación/Convocatorias;
edita la Convocatoria;
ve a la pestaña Comunicaciones;
despliega el apartado Comunicación de fin a participante;
en la sección Bonificado personalizar el asunto y el texto;
indica en los campos para adjuntar plantillas:
- Siempre: por ejemplo, recibí de material.
- Evaluación positiva: por ejemplo, diploma.
- Evaluación negativa: por ejemplo, certificado de teleformación.
Guarda cambios

Cuando un participante está en un Grupo que pertenece a una Acción Formativa vinculada a una Convocatoria, esta configuración prevalece frente a lo que tengas indicado en Cuenta/Preferencias/Formación/Comunicaciones

nota: dispones de más comunicaciones específicas para una Convocatoria dentro Convocatorias/Comunicaciones

Envío

Para enviar la comunicación, puedes hacerlo de forma manual o automatizar el envío.

Asegúrate de lo que vas a recibir el alumno, realizando un test de comprobación

Tienes todos los pasos en el este artículo.